Les Nouveaux Statuts de la Société de Médecine Dentaire ASBL

Adoptés à l'unanimité lors de l'Assemblée Générale Extraordinaire du 24 janvier 2020.

Dénomination

Art. 1 L’association a été constituée le 23 novembre 1983 (Moniteur belge du 3 mai 1985) sous la forme juridique d’une association sans but lucratif. Elle est dénommée « Société de Médecine Dentaire », en abrégé ‘SMD’, et communément appelée « Société de Médecine Dentaire, Association dentaire belge francophone »,

Siège

Art. 2 L'association a son siège social dans la Région de Bruxelles-Capitale. Celui-ci est dénommé « Maison des Dentistes ».

But et objet

Art. 3 L'association a été créée pour l’étude, la protection et le développement des intérêts professionnels de ses membres, pour la contribution au progrès de la science odonto-stomatologique et pour le développement de la médecine dentaire, par l’entremise de trois axes d’activités qui constituent son objet :

A. Activité professionnelle

• la représentation, la défense et la promotion des professionnels de l’Art dentaire auprès des instances officielles fédérales belges, de ses entités fédérées, et des organisations et instances internationales ;
• l’élaboration et / ou la participation à toute initiative, réglementaire ou autre, en vue de l’instauration d’un code de déontologie pour les professionnels de l’Art dentaire ;
• la défense des intérêts professionnels de tous les professionnels de l’Art dentaire et la promotion de la qualité de l’exercice de l’art dentaire au plus grand bénéfice de la population.

B. Activité scientifique

• l'encouragement à l'enseignement et à la recherche, l'étude des questions concernant la formation scientifique et la protection des prérogatives attachées aux titres et grades académiques de ses membres ;
• l'organisation de congrès, d’activités de formation continue et de toutes autres activités scientifiques, l'édition de publications, digitales ou non, en rapport avec le but de l'association.

C. Activité de prévention et d’éducation à la santé bucco-dentaire

• la collaboration à l'information et à l'éducation du public en matière d'hygiène et de médecine bucco-dentaire.

En général, l’association s'attachera à sauvegarder les intérêts professionnels de ses membres. De ce fait, elle pourra prendre toutes les initiatives susceptibles de favoriser la poursuite de son but et accomplir tous actes juridiques de nature à en permettre la réalisation. Ainsi la SMD pourra collaborer et adhérer à toute institution ou association belge, étrangère ou internationale s'occupant de questions en relation avec les buts et objectifs de l’association.

Des Membres

Art. 4 L’association se compose de membres effectifs, adhérents, d’honneur, associés et honoraires.

Si dans les présents statuts est utilisé le terme «membre(s)», il s’agit de toutes les catégories de membres. Si ces statuts visent une catégorie en particulier, ce sera indiqué explicitement. De même, le genre masculin utilisé dans ces statuts doit se comprendre comme étant un terme générique.

Par le seul fait de son affiliation, le membre s'engage à adhérer aux statuts et au Règlement d’ordre intérieur (ROI).

La demande d'admission comme membre effectif ou adhérent doit être introduite par écrit à l’attention du secrétaire-général, qui la transmet pour information et validation aux administrateurs. Dès qu’il y a opposition d’un administrateur, la candidature est débattue lors de la réunion du conseil d’administration suivante. Le conseil d'administration statue à propos de la demande, sans motivation ni recours, à la majorité des membres présents ou représentés.

Est considéré comme membre en règle de cotisation, tout membre qui s’est acquitté de sa cotisation au 31 mars de l’année en cours.

Le nombre de membres ne peut être inférieur à cinquante.

Membres effectifs

Art. 5 Le membre effectif est celui qui désire bénéficier des services offerts par l’association et jouer un rôle proactif au sein de l’association.

Le membre effectif en ordre de cotisation dispose d’un droit de vote à l’assemblée générale.

Peut être admise comme membre effectif, toute personne porteuse d’un Titre Professionnel Particulier de dentiste, habilitée à exercer l'art dentaire en Belgique.

Tout candidat-membre effectif déclarera sur l’honneur n’être en infraction avec aucune des lois et règlements régissant l’exercice de l’Art dentaire et ne pas avoir été condamné par les Autorités compétentes pour la profession, sous peine de non-validité de sa demande d’adhésion. Sur demande expresse du secrétaire-général, il fournira tout document étayant sa déclaration sur l’honneur.

Tout membre effectif qui renouvelle sa cotisation reconnaît implicitement n’être en infraction avec aucune des lois et règlements régissant l’exercice de l’Art dentaire et ne pas avoir été condamné par les Autorités compétentes pour la profession sous peine de non-validité du renouvellement de son adhésion. Sur demande expresse du secrétaire-général, il fournira tout document étayant l’absence d’infraction et de condamnation.

Tout candidat-membre effectif ou membre effectif ne peut avoir eu durant les 10 années précédentes aucune condamnation dans l’exercice de sa profession. Dans cette éventualité et indépendamment du résultat des recours introduits, le membre effectif pourra, sur décision du conseil d’administration, devenir ou rester membre de la SMD mais en tant que membre adhérent.

Membres adhérents

Art. 6 Le membre adhérent est celui qui désire essentiellement bénéficier des services offerts par l’association.

Peut être admis comme membre adhérent :

Catégorie 1 : tout praticien, titulaire d’un Titre Professionnel Particulier de l’art dentaire, qui ne satisfait pas ou plus aux conditions requises pour être membre effectif. Dès qu’il répond aux exigences de l’article 5, il peut introduire sa demande écrite auprès du secrétaire-général pour devenir ou redevenir membre effectif.

Catégorie 2 : toute personne active dans le domaine odonto-stomatologique qui ne dispose pas d’un Titre Professionnel Particulier de l’art dentaire, tel l’étudiant en formation au niveau Baccalauréat ou Master en Sciences dentaires ;

Catégorie 3 : toute personne active dans le domaine odonto-stomatologique en tant qu’Hygiéniste bucco-dentaire diplômé ou en formation ;

Catégorie 4 : toute autre personne active dans le domaine odonto-stomatologique (par exemple : prothésiste, assistant ou secrétaire dentaires, ….)

Le membre adhérent est invité à l’assemblée générale. Il y assiste avec voix consultative.

Membres d'honneur, membres associés, membres honoraires

Art. 7 L'assemblée générale peut décerner, après accord de l’intéressé, le titre de membre d'honneur à des personnalités belges ou étrangères qui se sont distinguées dans un art ou une science en relation avec le but et l’objet de la SMD ou qui ont rendu à celle-ci des services dignes d'être ainsi reconnus.

Le conseil d'administration peut, après accord de l'intéressé, attribuer la qualité de membre associé à toute personne titulaire d'un diplôme de l’enseignement supérieur, qui se livre à l'étude ou au développement de la médecine dentaire.

Le conseil d'administration peut reconnaître comme membre honoraire tout membre qui a cessé son activité professionnelle (ou ses ayant-droits).

Les membres d'honneur, les membres associés et les membres honoraires sont des membres adhérents.

Cotisations

Art. 8 Chaque membre effectif et adhérent, à l’exception des membres d’honneur, paie une cotisation annuelle dont le montant est fixé chaque année par l’assemblée générale. Ce montant ne pourra dépasser un maximum de € 750,00.

Le conseil d'administration pourra proposer à l'assemblée générale de lever une cotisation extraordinaire pour faire face à des obligations de la SMD ou pour la constitution d'un fonds ayant une affectation sociale. Le montant de cette cotisation extraordinaire ne pourra dépasser un maximum de € 750,00.

Ces montants sont liés à l’évolution de l’indice santé de janvier 2019.

Affiliation, démission et exclusion des membres

Art. 9 L’affiliation est nominative et ne peut en aucun cas être transférée à une autre personne.

Art. 10 Tout membre est libre de se retirer de l’association à tout moment en adressant, par écrit, sa démission au secrétaire-général. La démission prendra cours dans un délai d’un mois à compter de la date de réception de cet écrit.

Au 31 décembre est réputé démissionnaire avec effet immédiat tout membre qui n’a pas réglé sa cotisation de l’année écoulée.

Cette démission ne l'exonère pas de l'obligation d'acquitter les cotisations ordinaires échues et courantes.

Le membre démissionnaire perd tous droits aux avantages de la SMD et ne peut réclamer ni aucune part dans l'avoir social, ni le remboursement de cotisations ou de versements quelconques.

Art. 11 Le conseil d’administration peut proposer à l’assemblée générale d’exclure un membre.

Est susceptible d’être exclu de la SMD par l’assemblée générale :

• le membre qui ne se conformerait pas aux statuts et au ROI ;
• le membre qui causerait, par son comportement professionnel ou personnel, un préjudice moral ou matériel à la SMD ;
• le membre qui a été condamné définitivement, par décision ayant force de chose jugée, pour infraction aux lois régissant l’Art dentaire ou pour infraction à la législation pénale.

Le conseil d'administration peut également décider de n'infliger à l'intéressé qu'un blâme ou sa suspension en tant que membre de la SMD pour une durée déterminée de maximum 12 mois.

Les convocations et correspondances au sujet d’une éventuelle exclusion ou application d’un blâme ou d’une suspension seront adressées à l'intéressé par lettres recommandées.

Le membre pour lequel le conseil d’administration envisage un blâme, une suspension ou l'exclusion est préalablement invité à comparaître devant celui-ci pour y être entendu. L’intéressé pourra présenter sa défense lui-même ou être assisté par un tiers. Ce dernier devra être agréé par le conseil d'administration s'il n'est pas membre de la SMD ou avocat inscrit au barreau.

L'exclusion d'un membre ne peut être prononcée que par l'assemblée générale, sur convocation par le conseil d’administration, au scrutin secret et à la majorité des deux tiers des voix des membres présents ou représentés, l'intéressé ayant été convoqué pour y présenter sa défense lui-même ou assisté par un tiers. Ce dernier devra être agréé par le conseil d'administration s'il n'est pas membre de la SMD ou avocat inscrit au barreau.

La décision d’exclusion d’un membre sera valablement prise tant en sa présence qu'en son absence et lui sera notifiée par lettre recommandée par le président. La décision sera sans recours.

Le membre exclu perd tous droits aux avantages de la SMD et ne peut réclamer ni aucune part dans l'avoir social, ni le remboursement de cotisations ou de versements quelconques. Il reste tenu au paiement des cotisations échues et de la cotisation courante.

L’organe d’administration

Art. 12 La SMD est administrée par un organe d’administration, appelé le conseil d'administration, qui compte au moins quatre administrateurs, choisis parmi les membres effectifs. Le nombre d’administrateurs doit en tout cas toujours être inférieur au nombre des membres effectifs de l’association.

Les membres de l’organe d’administration doivent répondre aux conditions pour être membre effectif, c.à.d. être porteur d’un titre professionnel particulier de l’art dentaire, être habilité à exercer en Belgique et ne pas avoir eu durant les 10 années précédant sa candidature une condamnation ni avoir subi des poursuites par des Instances officielles en rapport avec la profession.

Les membres du conseil d'administration sont élus par l’assemblée générale parmi les administrateurs sortants qui représentent leur candidature et parmi tous les autres membres effectifs qui ont présenté leur candidature selon les modalités reprises dans le ROI.

Le conseil d'administration choisit parmi ses membres un président, un secrétaire-général et un trésorier, qui sont d’office membres du bureau de l’association.

S’il le juge nécessaire, il pourvoit également à toute autre fonction définie dans le ROI.

Le mandat des membres du conseil d'administration est de quatre ans. Le mandat est renouvelable mais toujours révocable par l’assemblée générale. Les fonctions des administrateurs prennent fin soit à l’expiration de leur mandat, soit par décès, démission, mise sous administration provisoire ou révocation.

Les administrateurs présenteront leur démission par lettre recommandée adressée au président ou au secrétaire-général. Celle-ci prend effet à la date de réception de la lettre.

Art. 13 Le conseil d'administration a le pouvoir d’accomplir tous les actes nécessaires ou utiles à la réalisation de l’objet de l’association, à l’exception de ceux que la loi ou les présents statuts réservent à l’assemblée générale.

A cette fin, il jouit des pouvoirs de disposition et d'administration les plus étendus. Tout ce qui n'est pas expressément réservé à l'assemblée générale par la loi ou les statuts est de la compétence du conseil d’administration. Le conseil d’administration est autorisé à édicter un règlement d’ordre intérieur. La dernière version approuvée du règlement d’ordre intérieur est celle du 06.01.2020.

Art. 14 L’association est représentée en toute instance judiciaire ou administrative, avec pouvoir d'exercer tout recours, par le président ou par un administrateur, délégué à cette fin, agissant individuellement soit en tant que demandeur, soit en tant que défendeur.

Les actes engageant l’association sont valablement signés par deux membres du conseil d'administration dûment mandatés, agissant conjointement, qui n’auront pas à justifier envers les tiers des pouvoirs conférés à cette fin.

Les actes de gestion journalière, la correspondance courante, ainsi que toutes quittances et décharges pourront être valablement signés par le président, le secrétaire-général ou le trésorier, ainsi que par toute autre personne à laquelle le conseil d’administration aura délégué ce pouvoir.

La personne déléguée exercera son mandat individuellement si elle est seule désignée. En cas de nomination de plusieurs personnes déléguées, elles exerceront leur mandat de manière collégiale.

Le conseil d’administration a le pouvoir de révoquer la personne déléguée par lui, par décision prise à la majorité spéciale des deux tiers des voix présentes ou représentées. Ladite décision aura effet immédiat et sera notifiée par courrier recommandé à la personne intéressée.

Les personnes qui reçoivent une délégation peuvent en démissionner, moyennant un préavis de 15 jours par lettre recommandée adressée au président ou au secrétaire-général.

Les personnes déléguées à la gestion journalière ne contractent aucune obligation personnelle relativement aux engagements de l’association, sans préjudice de ce qui est indiqué à l’article 28 ci-après si elles sont aussi administrateurs.

Art. 15 Le conseil d'administration se réunit, sur convocation du secrétaire-général ou du président, en principe une fois par mois, et aussi souvent qu'il est nécessaire pour la bonne marche de l’association. Il doit également être convoqué à la demande de deux de ses membres, adressée au secrétaire-général ou au président avec un projet d'ordre du jour.

Les réunions se tiennent au lieu indiqué dans la convocation et en principe au siège de la SMD.

Les convocations aux séances du conseil d'administration sont envoyées au plus tard 8 jours avant chaque réunion et contiennent un projet d’ordre du jour.

Le conseil d'administration ne délibère valablement que si la majorité de ses membres sont présents ou représentés. Les décisions sont prises à la majorité des membres présents ou représentés. En cas de parité, la voix du président est prépondérante. Si le conseil n'est pas en nombre, une seconde réunion, spécialement convoquée, pourra cependant prendre valablement toute décision sur les objets portés à l'ordre du jour de la première convocation.

Un administrateur ne peut représenter plus d'un collègue absent. Le président statue, au début de la séance, sur la validité de la représentation.

Aucune décision ne pourra être prise sur des objets en dehors de l'ordre du jour, sauf si l'unanimité des administrateurs présents en reconnaît l'urgence.

Art. 16 Les délibérations du conseil d’administration sont actées dans un procès-verbal établi par le secrétaire-général ou par un administrateur désigné à cet effet. Le procès-verbal est approuvé par le conseil en sa séance suivante, et signé par son rédacteur et le président.

Les membres de la minorité pourront demander acte des motifs succincts de leur opposition ou de leur abstention.

Les procès-verbaux sont classés dans un registre ad hoc au siège social, consultable par les membres effectifs selon les modalités pratiques reprises dans le ROI.

Art. 17 Le conseil d'administration a la faculté de décider la création de commissions et groupes de travail dont il détermine la composition et les attributions. Les fonctions et objectifs de ces commissions sont répertoriés dans le ROI.

Art. 18 Le conseil d'administration est tenu de soumettre à l'approbation de l'assemblée générale, tous les ans, le compte d'exercice de l’année écoulée et le budget du prochain exercice.

L’assemblée générale

Composition - Droit de vote

Art. 19 L'assemblée générale se compose de tous les membres effectifs de l’association. Les membres adhérents, d’honneur, associés et honoraires sont invités à y assister.

Seuls les membres effectifs exempts de dettes vis-à-vis de l’association ont droit de vote à l’assemblée générale. Tous les membres effectifs ont droit de vote égal et les résolutions sont prises à la majorité des voix des membres effectifs présents ou représentés, sauf dans le cas où il en est décidé autrement par les statuts ou par la loi.

Les votes ont lieu au scrutin secret pour les questions touchant aux personnes ou lorsque au moins dix membres effectifs présents ou représentés le demandent.

Tout membre effectif pourra se faire représenter à l'assemblée générale par un autre membre effectif. Il remettra à celui-ci ou au secrétaire-général sa procuration autorisant à voter en son nom sur les points inscrits à l'ordre du jour.

La procuration devra être déclarée valable en tout début d’assemblée générale par les membres présents du conseil d'administration qui constituent le bureau de séance.

Nul membre ne pourra être porteur de procurations lui permettant de représenter plus d’un quarantième du nombre de membres effectifs.

Pouvoirs de l’assemblée générale

Art. 20 L’assemblée générale possède tous les pouvoirs qui lui sont expressément reconnus par la loi ou les présents statuts.

Une décision de l'assemblée générale est nécessaire pour :

1. la modification des statuts ;
2. la nomination et la révocation des administrateurs et la fixation de leur rémunération pour ce mandat dans le cas où une rémunération leur est attribuée
3. la nomination et la révocation des éventuels commissaires et la fixation de leur rémunération
4. la décharge à octroyer aux administrateurs et aux commissaires, ainsi que, le cas échéant, l’introduction d’une action de l’association contre les administrateurs et les commissaires ;
5. l’approbation des comptes annuels et du budget, la fixation du montant des cotisations ;
6. la dissolution de l'association ;
7. l’exclusion d'un membre ;
8. la transformation de l’ASBL en AISBL, en société coopérative agréée comme entreprise sociale et en société coopérative entreprise sociale agréée ;
9. effectuer ou accepter l’apport à titre gratuit d’une universalité ;
10. tous les autres cas où la loi ou les statuts l’exigent.

Art. 21 L’assemblée générale est convoquée au nom du conseil d’administration par le secrétaire-général ou par au moins deux administrateurs.

A la convocation est joint un ordre du jour des points qui ont été placés à celui-ci par le président, le secrétaire-général ou deux administrateurs ou à la demande d’au moins 1/20 des membres effectifs.

L’assemblée générale est présidée par le président du conseil d’administration ou, à son défaut, par le doyen d’âge des administrateurs présents.

Réunions de l’assemblée générale

Art. 22 L'assemblée générale ordinaire se réunit chaque année, durant le premier semestre. Le conseil d'administration fixe l'ordre du jour, l'heure et le lieu de cette réunion. La convocation doit être envoyée au moins 15 jours avant la date de l’assemblée générale à tous les membres par courrier.

La convocation contiendra l'ordre du jour arrêté par le conseil d'administration.

L’association peut être réunie en assemblée générale extraordinaire à tout moment par décision du conseil d’administration ou à la demande de cinq administrateurs. Une assemblée générale doit être convoquée lorsqu’au moins un cinquième des membres effectifs en fait la demande.

La convocation doit être envoyée au moins 15 jours avant la date de l’assemblée générale extraordinaire à tous les membres par courrier.

Les décisions de l’assemblée générale sont consignées dans des procès-verbaux rédigés par le secrétaire-général ou par un administrateur désigné à cet effet et signés par son rédacteur et par le président. Ils sont numérotés, classés et conservés au siège de l’association.

Les membres effectifs qui souhaitent prendre connaissance des procès-verbaux des décisions de l’assemblée générale se référeront au ROI pour les modalités pratiques.

L'assemblée générale peut également décider que ses décisions seront communiquées par courrier, dans le mois qui suit l’assemblée, aux catégories de membres désignées par cette assemblée générale.

Modifications des statuts

Art. 23 L'assemblée générale ne peut valablement délibérer sur les modifications aux statuts que si les modifications sont indiquées avec précision dans la convocation et si l'assemblée réunit les deux tiers des membres effectifs, qu’ils soient présents ou représentés. Toute modification ne peut être adoptée qu'à la majorité des deux tiers des voix des membres effectifs présents ou représentés, sans qu’il soit tenu compte des abstentions au numérateur ni au dénominateur.

Toutefois, la modification qui porte sur l’objet ou le but désintéressé de l’association ne peut être adoptée qu’à la majorité des quatre cinquièmes des voix des membres effectifs présents ou représentés, sans qu’il soit tenu compte des abstentions au numérateur ni au dénominateur.

Si les deux tiers des membres effectifs ne sont pas présents ou représentés à la première réunion, il peut être convoqué une seconde réunion qui pourra délibérer, quel que soit le nombre de membres effectifs présents ou représentés, et adopter les modifications aux majorités prévues à l’alinéa 1 ou à l’alinéa 2 du présent article. La seconde réunion ne peut être tenue moins de quinze jours après la première réunion.

Dissolution de l’association

Art. 24 L'assemblée générale ne peut prononcer la dissolution de l'association que si les deux tiers de ses membres effectifs sont présents ou représentés. Si cette condition n'est pas remplie, il pourra être convoqué une seconde réunion qui délibérera valablement, quel que soit le nombre des membres effectifs présents ou représentés. La seconde réunion ne peut être tenue moins de quinze jours après la première réunion. La décision de dissolution ne sera adoptée que si elle est votée à la majorité des quatre cinquièmes des membres effectifs présents ou représentés sans qu’il soit tenu compte des abstentions au numérateur ni au dénominateur.

L'assemblée générale qui prononce la dissolution nomme les liquidateurs et détermine leurs pouvoirs.

En cas de dissolution, l’actif de l’association dissolue doit recevoir une affectation qui se rapprochera autant que possible du but en vue duquel l’association a été créée.

Budgets et comptes

Art. 25 Les comptes de la société sont arrêtés le 31 décembre de chaque année.

Le trésorier dresse l’inventaire et les comptes de recettes et de dépenses et les soumet au conseil d'administration, qui les fera approuver par l'assemblée générale.

Art. 26 L'assemblée générale peut désigner un ou plusieurs commissaires chargés de vérifier les comptes.

Si l’association répond aux conditions fixées par l’article 3:47 §6 du Code des sociétés et des associations, l’assemblée générale doit nommer un ou plusieurs commissaires choisis parmi les membres de l’Institut des réviseurs d’entreprises pour un mandat d’un an. La rémunération du/des commissaires est également fixée par l’assemblée générale.

Art. 27 Les comptes seront soumis à la première assemblée générale qui se tiendra après la clôture de l'exercice de l'association.

Responsabilité de l’association et des administrateurs

Art. 28 L’association est responsable des fautes imputables soit à ses préposés, soit aux organes par lesquels s'exerce sa volonté. Les administrateurs ne contractent aucune obligation personnelle relativement aux engagements de la SMD. Leur responsabilité se limite à l'exécution du mandat qu'ils ont reçu et aux fautes commises dans leur gestion.

Durée

Art. 29 L’association est constituée pour une durée illimitée.

Régime statutaire

Art. 30 Pour tout ce qui n'est pas prévu aux présents statuts, la Société de Médecine Dentaire s'en remet aux dispositions du Code des sociétés et des associations.

L’association a décidé d’appliquer les dispositions du Code des sociétés et des associations à partir du jour de la publication des présents statuts au Moniteur Belge.

L’association s’engage à rechercher, de commun accord avec la partie adverse, les moyens de régler, soit par la conciliation, soit par l’arbitrage, tout différend intéressant l’association et portant sur les conditions de travail.

Dispositions transitoires

Art. 31 Tout praticien qui était membre de l’association au moment de l’adoption du changement statutaire en date du 06.01.2020 acquiert le statut de membre effectif de l’association.

Le Règlement d'Ordre Intérieur (ROI) (06.01.2020)

Avertissement : Tout comme dans les statuts, si dans le Règlement d’Ordre Intérieur est utilisé le terme «membre(s)», il s’agit de toutes les catégories de membres. Si le ROI vise une catégorie en particulier, ce sera indiqué explicitement. De même, le genre masculin utilisé dans le ROI doit se comprendre comme étant un terme générique.

Article 1. Les Membres

1.1 Suivant les dispositions de l’art.4, alinéa 4 des statuts, la demande d'admission de membre doit être introduite par écrit à l’attention du secrétaire-général, qui la transmet par courriel pour information et validation aux administrateurs. Il peut déléguer cette tâche au Secrétariat.

L’absence de réponse des membres du conseil d’administration endéans les 7 jours suivant la transmission de ce courriel vaut acceptation de la demande d’admission. Le secrétaire-général informe le candidat de cette acceptation ainsi que de la nature (membre effectif / membre adhérent) et de la catégorie éventuelle (membre associé / membre honoraire) de son affiliation.

Par contre, si un administrateur s’oppose à une demande d’admission, il est tenu à communiquer sa réserve par écrit au secrétaire-général dans les 7 jours. La candidature qui fait l’objet d’une ou plusieurs réserves est débattue lors de la réunion du conseil d’administration suivante.

Lors de sa réunion, le conseil d'administration statue à propos de la demande, sans motivation ni recours, à la majorité des membres présents ou représentés.

Le secrétaire-général informe le candidat de l’acceptation ou non de sa demande d’affiliation. En cas d’acceptation, le demandeur est également informé de la nature (membre effectif / membre adhérent) et de la catégorie éventuelle (membre associé / membre honoraire) de son affiliation.

1.2. Tout recours introduit par le candidat-membre ou membre contre une condamnation par les Autorités compétentes pour la profession est non-suspensif en ce qui concerne son impact sur l’affiliation à la SMD. En effet, selon l’art.5 des statuts, toute condamnation entraîne pour le membre effectif le transfert vers le statut de membre adhérent.

En cas d’acquittement définitif, le membre adhérent peut réintroduire une demande d’admission de membre effectif. Cette demande est ensuite traitée selon la procédure décrite sous l’article 1.1.

1.3. Le paiement de la cotisation est indispensable pour participer aux manifestations aux conditions ‘membre’. Toujours suivant les dispositions de l’art.4 des statuts, le membre qui ne s’est pas acquitté de sa cotisation au 31 mars de l’année en cours ne peut plus prétendre à aucun avantage réservé aux membres. Le fait d’acquitter sa cotisation entre le 31 mars et le 31 décembre n’octroie aucun droit à un remboursement sur les sommes préalablement payées aux conditions ‘non-membre’.

1.4. Tout membre effectif peut introduire une demande écrite et motivée de consultation de documents de l’association dont référence aux art.16 Al.1 et 22 Al.5 des statuts, ainsi qu’aux documents légalement prévus. Après acceptation par le bureau, il peut prendre contact avec le secrétariat pour convenir d’un rendez-vous. En aucun cas, ces documents ne peuvent être dupliqués et ne peuvent quitter le siège social ou être transmis par un quelconque moyen.

Article 2. Le Conseil d’Administration

2.1 Le conseil d’administration gère la Société de Médecine Dentaire et est composé de 20 membres effectifs au maximum. En accord avec l’art.12 des statuts, le conseil d’administration désigne en son sein le président, le secrétaire-général et le trésorier. Il comprend également comme autres fonctions, le président sortant s’il est encore administrateur et le vice-président (‘président-élu’) s’il est nommé.

Le directeur administratif participe aux réunions sans voix délibérative.

Idéalement, un représentant de chacune des commissions (dont question à l’art. 5 du ROI) est administrateur. A défaut un représentant de chacune des commissions sera invité permanent.

Des représentants des groupes de travail (dont question à l’art. 6 du ROI) peuvent assister au conseil d’administration, soit sur invitation lorsqu’un des sujets les concernant est mis à l’ordre du jour, soit à leur demande explicite et motivée, adressée au secrétaire-général.

En outre, le conseil d’administration peut inviter toute autre personne, étrangère ou non à la SMD.

2.2

2.2.1 Dans un souci de transparence, les administrateurs de la SMD divulguent spontanément les mandats et postes qu’ils occupent dans les sociétés commerciales ou non, actives dans le domaine de la sphère bucco-dentaire. Tout administrateur signalera spontanément et immédiatement toute situation de conflit d’intérêt le concernant. Cette déclaration sera mentionnée dans le procès-verbal de la réunion du conseil d’administration qui la suit.

2.2.2 Les mandats de président de la SMD, secrétaire-général, trésorier et président de la commission scientifique font l’objet d’une rémunération sur décision du conseil d’administration. Les descriptions des fonctions, les rémunérations et les modalités d’exécution du contrat sont fixées par écrit, approuvé en conseil d’administration.

Les mandataires officiels, nommés sur présentation de la SMD et représentant celle-ci perçoivent un défraiement selon les modalités approuvées en conseil d’administration.

Des contrats de collaboration faisant l’objet d’une rémunération peuvent être décidés par le conseil d’administration. La description de la collaboration, de la rémunération et des modalités d’exécution du contrat est fixée par écrit, et doit être approuvée en conseil d’administration.

Tout autre forme de défraiement ou de rémunération doit être préalablement approuvée en conseil d’administration.

2.3 Suivant les dispositions de l’art.15 des statuts, le conseil d’administration se réunit en principe une fois par mois et aussi souvent qu’il est nécessaire pour la bonne marche de l’association.

L’ordre du jour des réunions est établi par le secrétaire-général en accord avec les membres du bureau (dont question à l’art.3 du ROI) et est envoyé au plus tard 8 jours avant la date de la réunion.

Tout administrateur ou membre d’une commission ou d’un groupe de travail peut demander au secrétaire-général de porter à l’ordre du jour un sujet à discuter au plus tard 4 jours avant la séance. L’opportunité et / ou la pertinence du sujet sont d’abord débattues en début de séance, ceci dans le seul souci d’éviter de surcharger l’ordre du jour du conseil d’administration.

2.4 Election et réélection des administrateurs

Tout membre effectif désirant se présenter comme administrateur envoie sa candidature par écrit au secrétaire-général au plus tard 10 jours avant la date de l’assemblée générale. Cette candidature doit obligatoirement être parrainée par 10 membres effectifs, sous peine de nullité.

L’administrateur sortant signifie son intention de renouveler son mandat au plus tard le jour de la réunion du conseil d’administration qui précède l’assemblée générale.

L’administrateur qui a manqué plus d'un quart des réunions du conseil d’administration durant son mandat verra sa demande de renouvellement de mandat soumise au vote du conseil d’administration avant d’être présentée à l’assemblée générale. Une procuration ou un message d’excuse aux réunions du conseil d’administration ne valent pas présence.

Conformément à l’art.19 des statuts, les votes pour l’élection de candidats à la fonction d’administrateur ont lieu au scrutin secret. Pour être élu, tout candidat doit atteindre plus de 50% des votes valables.

Lorsque le nombre de candidats à la fonction d’administrateur excède le nombre de postes à pourvoir, le ou les candidats seront élus en fonction du nombre de voix obtenues. Pour départager les ex aequo, un second tour sera immédiatement organisé entre eux.

2.5 Démission

Les administrateurs présentent leur démission par courrier recommandé, dont une copie est adressée par mail au secrétaire-général ou au président. La démission prend effet à la date de réception de la lettre.

Article 3. Le Bureau

3.1 Le bureau est composé du président, du président sortant, s’il est encore administrateur, du secrétaire-général, du trésorier, du directeur administratif et du vice-président s’il est nommé. Le bureau s’occupe du quotidien de l’association et prépare les réunions du conseil d’administration. Il se réunit en fonction du travail nécessaire à ces tâches. Il invite à ses réunions toute personne, étrangère ou non à la SMD, utile pour l’accomplissement de son objectif.

3.2 Fonctions des administrateurs, membres du bureau

La fonction du président consiste à superviser la gestion générale de l’association et à assurer l’exécution de la politique générale définie par le conseil d’administration. Il représente la SMD ou se fait représenter dans toutes ses manifestations ainsi qu’à l’extérieur suivant les modalités décrites à l’art.14 des statuts.

La fonction du vice-président consiste à aider le président et à se préparer activement à assumer sa future présidence.

La fonction du secrétaire-général consiste à envoyer les ordres du jour des réunions et à rédiger les procès-verbaux des réunions auxquelles il assiste (e.a. conseil d’administration, bureau et assemblée générale). Il tient à jour la liste des présences des administrateurs aux différentes réunions auxquelles ils participent. Il supervise, de concert avec le directeur administratif, la gestion correcte des documents administratifs.

La fonction du trésorier consiste à superviser, de concert avec le directeur administratif et le comptable (externe), la comptabilité générale. Il gère les paiements et établit annuellement le compte de l’exercice écoulé et le budget de l’année suivante.

La fonction du directeur administratif consiste à gérer le secrétariat, le personnel, les événements, les publications et à aider les administrateurs dans leurs tâches. Il n’est pas nécessairement administrateur de l’association.

3.3 En cas de décès ou de démission d'un membre du bureau, le conseil d'administration doit immédiatement pourvoir à son remplacement par un autre membre du conseil d’administration.

Article 4. Le Conseil des Sages

Composé des anciens présidents en ordre de cotisation, le conseil est convoqué par le secrétaire-général à la demande de minimum trois administrateurs ou trois anciens présidents.

Dans les meilleurs délais, il rend son avis collégial au conseil d’administration sur tout point qui lui est soumis.

Article 5. Les Commissions

Pour être membre d’une commission, il faut être membre de l’association.

Pour rappel, un représentant de chacune des trois commissions, ‘professionnelle’, ‘scientifique’ et ‘prévention’, est invité permanent au conseil d’administration. Ce représentant est proposé par sa commission et validé par le conseil d’administration.

La Commission Professionnelle est composée principalement des mandataires effectifs et suppléants nommés auprès des instances fédérales et régionales.

Les mandataires s’engagent à assister aux réunions auxquelles ils sont convoqués pour y défendre scrupuleusement les points de vue de la SMD. Les mandataires de la commission qui représentent les dentistes dans des instances officielles doivent être membres effectifs de l’association.

La Commission Scientifique représente le pilier scientifique de la SMD et, à ce titre, elle est responsable et garante du contenu scientifique des congrès, conférences, cours, tables cliniques et workshops organisés par la SMD et de la communication de ces événements.

Les membres de la Commission Scientifique assistent régulièrement à ses réunions, réalisent les missions qui leur sont confiées et rapportent du résultat de celles-ci auprès du président de la commission.

La Commission Prévention / Souriez.be

Les membres de la commission prévention se chargent des formations, des séances d’information et de communication en matière de prévention bucco-dentaire à destination des enseignants, des infirmières scolaires, des enfants et de leurs parents.

Article 6. Les Groupes de Travail

Tout sujet et toute problématique relevés soit par le conseil d’administration soit par au moins un membre de l’association, qui méritent l’attention et qui sont validés par le conseil d’administration, font l’objet d’analyses et d’études adéquates au sein d’un groupe de travail créé à cet effet. Les membres des groupes de travail sont membres de l’association.

A leur demande ou à la demande du secrétaire-général, le ou les représentants d’un groupe de travail sont invités à assister à la réunion du conseil d’administration, conformément à l’article 2.1 du présent ROI.

Les groupes de travail dépendent du conseil d’administration, auquel ils font rapport au moins une fois par an.

Article 7. Les Study-Clubs

Les study-clubs ont été créés pour favoriser les contacts conviviaux entre praticiens, membres de la SMD ou non, d’une même région géographique.

Le membre de la SMD est dès lors invité à spécifier à quel study-club il se rattache.

Les responsables des study-clubs sont tous membres effectifs de l’association. Chaque study-club organise annuellement 3 à 4 réunions en soirée.

Pour le financement des réunions, les responsables des study-clubs cherchent de préférence des sponsors locaux tout en respectant strictement les contrats d’exclusivité auxquels s’est engagée la SMD.

Les responsables des study-clubs délèguent au moins un représentant à la réunion annuelle de coordination des study-clubs.

Article 8. Charte des actifs.

Règle générale.

Les administrateurs, les mandataires, les membres des commissions (Professionnelle, Scientifique et Prévention) et des groupes de travail, les responsables des study-clubs ainsi que le personnel et toute personne percevant des rémunérations, défraiements ou compensations financières dans le cadre de leurs activités au sein de l’association s’engagent à défendre, en toutes circonstances, les intérêts de la Société de Médecine Dentaire.

Il est ainsi supposé acquis que :

Chacun s'engage à défendre et à faire rayonner la notoriété ainsi que les objectifs de la SMD.

Chacun s'engage à remplir son mandat correctement et jusqu'à terme.

En cas de renonciation d’un mandat ou d'une charge, la SMD en sera avertie au plus vite par écrit afin d’assurer la continuité du poste ou de la fonction et chacun prêtera dès lors son aide afin de trouver le remplaçant adéquat.

Chacun qui s'implique dans la SMD s'engage à ne poursuivre aucune activité similaire ou assimilable pour son compte personnel, en référence à l’article 2.2 du ROI.

Dans un souci de transparence, chacun divulgue spontanément les mandats et postes qu’il occupe dans les sociétés commerciales ou non, actives dans le domaine de la sphère bucco-dentaire. Chacun signalera spontanément et immédiatement toute situation de conflit d’intérêt le concernant. Cette déclaration sera mentionnée dans le procès-verbal de la réunion du conseil d’administration qui la suit.

Sans mandat, aucun membre ne peut faire état de titre ou fonction qu’il exerce au sein de la SMD. Chacun qui s'implique dans la SMD ne peut faire état de son mandat que lorsqu’il représente effectivement la SMD. Dans tous les autres cas, l’autorisation officielle préalable de la SMD est requise.

Chacun qui présente une conférence dans un autre cadre que celui de la SMD en informera préalablement la commission scientifique.

Chacun est soumis à un devoir de réserve, respecte la confidentialité des échanges et ne divulgue aucune information susceptible de désorganiser l’activité de la SMD. Il est demandé à chacun de ne pas porter préjudice à la SMD par divulgation d'informations acquises au sein de celle-ci pendant sa période d’activité au sein de l’association.

Cette restriction se prolongera au-delà de cette période pour toute matière qui pourrait porter préjudice à la SMD ou à ses membres.